85% организаций с ежегодным оборотом от менее 100 млн долларов до более 1 млрд по всему миру имеют проектный офис… 52% руководителей проектов отчитываются перед проектным офисом… 60% проектных офисов обеспечивают поддержку развития карьер руководителей проектов… Об этих и других фактах из жизни проектных офисов мы можем узнать из результатов исследования компании PM solutions «The state of Project Management Office».
Впрочем, от темы проектных офисов очень сложно остаться в стороне – тема активно подогревается национальными проектами и внедрением проектного управления на всех уровнях органов государственной власти. Итак, договоримся об определениях.
Проектный офис – это структура в организации, стандартизирующая процессы управления проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами (PMBOK, самый популярный в мире свод знаний по проектному управлению).
Проектный офис – временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности (российский ГОСТ «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис»). Это тот, случай, когда российское и международное определения хорошо дополняют друг друга. При этом везде речь об отдельной структуре в организации. Последнее время, ввиду крайне востребованности (если не сказать «модности») темы такие структуры стали появляться как грибы после тёплого летнего дождя. Сами проектные офисы часто естественном образом считают себя главными участниками проектной деятельности, руководители организаций не всегда понимают, что делают проектные офисы, руководители проектов и члены проектных команд – просят от них отстать «тем, кому нечем заняться» со своей бюрократией. Но культ проектных офисов не ослабевает. Что же делает это структура? Снова обратимся к PMBOK за типологией – каждому типу соответствуют определённые функции.
Поддерживающий проектный офис – играет консультативную роль, предоставляя шаблоны, лучшие, практики, обучение, доступ к извлечённым урокам. Ход проектов не контролирует, собирает статистику по их ходу и по применению тех самых методик и шаблонов. Прямо на проекты не влияет.
Контролирующий проектный офис – выступает не только в качестве консультанта-методолога, но и в качестве центра экспертизы и контроля соответствия требованиям (принятых методологий, шаблонов, общим моделям руководства). Управленческий проектный офис – непосредственно управляет выделенными проектами: распределяет руководителей проектов и другие ресурсы, определяет приоритеты, несет ответственность за ход и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Иногда даже отвечает за соответствие проектов и стратегии организации.
Парадокс в том, что очень часто проектный офис не имеет прямого отношения к проектам. На практике мы часто встречает преобладание первого и второго типов проектного офиса. То есть того, который про новые шаблоны и дополнительный контроль. И который большинство сотрудников организации воспринимает как бюрократа, бездельника, оторванного от реальной жизни.
Многие эксперты отмечают, что будущее – за сервисной ролью проектного офиса. Когда он является поставщиков сервисов, создающих ценность для бизнес-подразделений организации. Главной функцией становится гибкая поддержка руководителей проектов и членов проектных команд на всём пути к получению результатов проектов.
Среди востребованных сервисов:
Планирование ресурсов.
Администрирование планирования, отчётности и коммуникацию.
Управление рисками.
Всесторонняя методологическая поддержка, в т.ч. адаптация методологий и инструментов под конкретные задачи.
Бюджетирование проектов.
ТОП-5 вызовов для современных проектных офисов:
Избыточность процессов управления проектами – добавление дополнительной бюрократии в работу организации.
Сопротивление изменениям со стороны сотрудников.
Демонстрация бизнес-ценности для организации.
Обеспечение последовательности применения согласованных процессов.
Недостаток компетенций участников проектной деятельности.
Какие сигналы могут показать необходимость проектного офиса в вашей организации?
Отсутствие прозрачности в проектах – понимания, что происходят.
Значительные расхождения в планируемых и фактических результатах проектов.
Низкий уровень удовлетворенности результатов клиентов/руководства.
Неспособность точно оценить затраты проекта.
Высокий уровень проектов, которые были отменены или отложены.